Kako biti produktivan: 10 načina da se zapravo pametnije radi

Neko vrijeme sam pisao e-poštu sa svojim osobnim pravilima o tome kako biti produktivan. To distiluje sve lekcije koje sam naučio tijekom godina o produktivnosti i pametnijem radu. Taj e-mail služi kao stalni podsjetnik kad se osjećam neproduktivno ili stvari jednostavno ne funkcioniraju onako kako bi trebale.

Evo mojih 10 zapovijedi o tome kako biti produktivan kako biste mogli početi pametnije raditi umjesto teže:

# 1 Usredotočite se na sustave umjesto na ciljeve

Od rane dobi nas uče kako slijediti ciljeve: postići dobre ocjene, biti u početnom timu sporta, napredovati u svom poslu. Radite koliko god možete i nadamo se da ćete postići svoj cilj.

Međutim, većina ciljeva je izvan naše kontrole. Imamo ograničenu kontrolu da to postignemo. Ne kontroliramo budućnost, postupke drugih ljudi, ekonomiju ili okoliš, među mnogim drugim varijablama. I upravo je to razlog zašto bi se naš fokus trebao usredotočiti na sustave, a ne na ciljeve. U sustavu se fokusirate na sve dijelove kojima upravljate.

"Sustav" je fantastična riječ za "ponovljiv proces". Cilj je dobiti 500 pretplatnika na svom blogu, a pisanje 500 riječi dnevno ponavlja se. Trčanje maratona cilj je, trčanje 4 dana u tjednu po 30 minuta ponovljiv je proces. Gubitak deset kilograma cilj je, nadograditi svoju prehranu da biste jeli zdravije svaki obrok je sustav.

Nagradni napor umjesto postignuća: mali dobitak s vremenom.

A to nas vodi do ljepote složenih učinaka ...

# 2 Uticaj složenog učinka

„Složeni interes je osmo čudo svijeta. Onaj koji ga razumije, zarađuje ga ... onaj tko ga ne ... to plaća. "- Albert Einstein

Složeni kamata je koncept iz financija i ekonomije, koji se odnosi na dodavanje kamate glavnom početnom depozitu. To je interes za kamate. Pretpostavljajući stopu rasta od 10% i početni depozit od 100 USD, dobivate 110 USD u prvom mjesecu, 121 $ u drugom i ~ 133 $ u trećem. Vaš dobitak neprestano raste: 10 USD za prvi mjesec, 11 USD za drugi i 13 USD za treći.

Ali postoje mnoge aplikacije za složeni učinak nego samo financiranje. To utječe na gotovo sva područja vašeg života. Kad se usredotočite na razvijanje sustava i radite svaki dan, vaš se rad tijekom vremena razvija, razvija eksponencijalni rast.

Uzmimo znanje kao primjer. Ako dnevno pročitate nekoliko stranica, započet ćete povezivanje knjiga i njegovih lekcija.

"Svakodnevno čitajte 500 stranica poput ove. Tako funkcionira znanje. To se razvija, poput složenih kamata. "- Warren Buffett

Ako tjedno objavite nekoliko postova, imat ćete čitav katalog članaka u kojima čitatelji mogu uživati, otvarajući više načina da vas pronađu ili provode više vremena na svojoj web stranici.

Ako automatizirate jedan zadatak tjedno na svom poslu, oslobađate se vremena usredotočiti se na važnije aktivnosti koje stvaraju rad. I dok optimizirate zadatke, to postajete bolji i brži pri tome jer možete koristiti svoja prethodna znanja i rješenja za nove probleme.

Što više prednosti stvorite, to će se vaše sljedeće prednosti isplatiti. A1% dobiva svaki dan spojeve do gotovo 38x porasta tijekom godine.

# 3 Praćenje i mjerenje izlaza, a ne unosa

Treće zlatno pravilo produktivnosti je usredotočiti se na izlaz, a ne na ulaz. U pravilu # 1, napravio sam slučaj da su sustavi najbolji način za napredak jer nagrađuju trud i mi kontroliramo sve varijable. Međutim, moramo imati smjer u tim naporima, kako bismo znali što pokušavamo ostvariti.

Pisanje svakodnevno bez cilja samo je praksa. Ako želite nešto postići, morate se obvezati na određeni rezultat, poput objavljivanja posta na svom blogu tjedno. Na kraju dana, sustav je način za kontrolu načina postizanja rezultata.

Zamislite izlaz kao svoj "gotov proizvod" i kako je to povezano sa vašim sustavom. Pisanje svakog dana je sustav, članci / knjige su izlaz.

Imajte na umu da se izlaz razlikuje od ciljeva jer kontroliramo sve varijable. Cilj vašeg bloga mogao bi biti dobiti 500 pretplatnika mjesečno, ali zapravo ne možete kontrolirati tko se prijavljuje. Na primjer, samo kontrolirate tok novih postova.

Dobiti promociju je cilj. Ne kontroliraš svog šefa. No možete biti toliko dobri da vas ne mogu ignorirati: vaš je cilj u sljedeća tri mjeseca isporučiti deset projekata. Sada vi kontrolirate sve varijable.

Poznavanje razlike između ishoda i ciljeva ključno je za postavljanje realnih i ostvarivih ciljeva. Zauzvrat, ostvarit ćete većinu svojih ciljeva, a da pritom ni ne pokušate.

Ali samo znati kako raditi nije dovoljno da biste bili produktivniji. Morate znati na što se možete usredotočiti. Što nas vodi u ...

# 4 Uživo od pravila 80/20

Pareto načelo, poznato i kao pravilo 80/20, jedan je od mentalnih modela na koje se gotovo svakodnevno ponavljam u svom životu. Kaže:

"80% rezultata ili rezultata dolazi iz 20% unosa ili akcije." Male stvari su one koje predstavljaju većinu rezultata.

Pomoću pravila 80/20 neprestano se dovodite u pitanje je li vaš fokus, vrijeme ili novac stavljen na stvari koje generiraju većinu rezultata:

  • Usredotočujete li se na zadatke koji donose najviše rezultata?
  • Da li trošite vrijeme za sve svoje klijente jednako ili veći dio rezervirate za najbolje klijente, koji vam donose većinu prihoda?
  • Dolaze li većina vaših ometanja iz nekoliko izvora? Možda vaš telefon ili društveni medij?

Kad shvatite što točno funkcionira, udvostručite dolje. Na primjer:

Većina pretplatnika moje zajednice za hakiranje produktivnosti dolazi iz nekoliko izvora (od 20 i više kanala koje sam testirao). Primjenjujući pravilo 80/20, mogu cijelo svoje vrijeme dobivati ​​više pretplatnika s tih kanala.

Ako imate dvojbe, koristite pravilo 80/20. To vam pomaže da steknete jasnoću o tome što je doista važno i otkrijete nove nalaze.

Evo jednog: 80% svog posla obavili ste u 20% svog vremena. Za većinu ljudi to je vrijeme odmah nakon buđenja. Morate iskoristiti prvih nekoliko sati svog dana.

# 5 Rezervirajte jutro za dubok rad

Naše radno pamćenje, budnost i koncentracija postupno se poboljšavaju nekoliko sati nakon buđenja, a vrhunac je oko polovine ujutro. Ovo je prirodno razdoblje najveće produktivnosti našeg mozga.

Iskoristite to stanje zakazivanjem vašeg najvažnijeg posla za to razdoblje. Usredotočite se na obavljanje dubokih poslova, što znači da dugo radite bez ometanja.

Pomoću tehnike Pomodoro možete doći u stanje protoka: radite 25 minuta na jednom zadatku, a zatim napravite kratku pauzu od 5 minuta. Obavezno napravite barem 3-4 bloka svakog jutra. Nakon što svladate 25 minuta punog fokusiranja, možete napraviti „dvostruki pomodros“, radeći ravno 50 minuta, a zatim napraviti desetominutnu pauzu.

Jutro normalno započinjem pisanjem 2–3 “dvojnog pomodorosa” (događa se upravo sada) i na kraju završim s potpuno novim postom. Neke od njih objavljujem, neke spremam za kasnije uređivanje, a neke jednostavno nisu tako sjajne i služe kao praksa (zapamtite: usredotočite se na sustav!).

Ako steknete naviku obavljanja dubokih poslova ujutro, čak i samo pola sata, vaš će se rad s vremenom brzo složiti.

U početku će možda biti fokusiran 25 minuta, ali efikasno trenirate mišiće pažnje. U današnjem omamljenom svijetu to je presudna vještina. Što nas vodi do…

# 6 Uklonite distrakcije

Ometanje je očito suprotno od opisivanja kako biti produktivan. Dodavanjem bijelog prostora u vaš život uklanjate ometanja koja vam stoje na putu i usredotočite se na posao i na ono što želite raditi. Kultivirajući potrebu za manje, na kraju postižete više. Kao što kaže izreka: "inčni po centimetar, takav je cinč. Dvorište po dvorištu, grozno je teško. "

Odvojenosti se mogu podijeliti u tri glavne skupine: fizičke (tj. Posjede), nematerijalne (tj. Tehnologija) i ljudi. Uzmite olovku i papir i popisujte ometanja u vašem životu za svako od ta tri područja.

Fizičke distrakcije kreću se od nereda za vašim stolom ili previše odjeće, što otežava odabir odijela ujutro. Ako previše vremena provodite gledajući televiziju, sam televizor odvraća pažnju.

Nematerijalne distrakcije su obavijesti s vašeg telefona ili slučajne sesije web pretraživanja bez ikakvog kraja. Ali to mogu biti i zamagljeni aplikacije i sustavi kojima je potrebno više vremena za upravljanje nego da se doista radi.

I na kraju, ljudi mogu biti dosadni suradnici koji vas ometaju „samo pet minuta vašeg vremena“, ili onaj prijatelj kojem uvijek dajete više nego što primate. Komunicirajte pod svojim uvjetima neplaćeni za asinkronu komunikaciju, poput teksta i e-pošte. Uzmi od Elona Muska: "Volim e-poštu. Kad god je to moguće, pokušavam komunicirati asinkrono. Stvarno sam dobar u e-pošti. "

Sve što vam ometa posao u stanju dubokog rada i / ili ne doprinosi životu koji želite izgraditi klasificira se kao distrakcija.

Smanjite ometanja u svakodnevnom životu kako biste postigli napredak u smislenom radu. Ne postoji ništa neugodnije od toga da "budete na kocki" samo što ćete se odvratiti od obavijesti na Facebooku.

Korak 1 započnite svjesnim svojih ometanja. Nakon što ste to prikovali, pređite na njihovo uklanjanje. Napustite ove loše navike dodavanjem trenja.

Prvi korak učinkovitog upravljanja vremenom je eliminiranje prije optimizacije. Pojednostavite svoj život. Što više uklanjate, više ćete vremena imati za važne stvari.

A za stvari koje ne možete ukloniti pokušajte ih automatizirati.

# 7 Automatizirajte ponavljajuće zadatke

Pametni telefoni danas su milijuni puta snažniji od svih NASA-ovih kombiniranih računanja 1969. godine kada smo postavili čovjeka na Mjesec. Tehnologija se vrlo brzo razvijala u posljednjih nekoliko desetljeća.

Kako biti produktivniji koristeći tehnologiju? Koristite ga za automatizaciju ponavljajućih zadataka. Započnite s popisom svih zadataka koje morate svakodnevno obavljati. Zatim pronađite načine za njihovo automatiziranje, bilo korištenjem aplikacija ili izgradnjom vlastitog sustava. Nije važno što radite, uvijek ćete imati zadatke koji se ponavljaju.

Običan u mnogim industrijama? E-mail. Prema studiji sa Sveučilišta Carleton, "tipični" zaposlenik znanja troši trećinu e-pošte za obradu radnog tjedna. Izradio sam GTD Gmail sustav koji mi je potrošio vrijeme na e-poštu na nekoliko minuta dnevno. Možete koristiti i druge produktivne trikove, poput upotrebe konzerviranih odgovora za odgovore koje stalno iznova i iznova pišete (i druge Gmail trikove).

Ako mnogo koristite proračunske tablice, Zapier je dobar alat za upotrebu. Ima tisuće automatizacija koje povezuju više od tisuću aplikacija.

Čak i male automatizacije čine razliku: kreirajte predloške koje možete ponovo upotrijebiti za bilješke o standup sastancima, pregledavanja jedan na jedan i palube za prezentacije.

Više automatizacije znači više vremena za fokusiranje na kreativan i produktivan rad.

# 8 Budite vođeni podacima

Veliki sam zagovornik da uvijek treba donositi odluke na temelju podataka. Ako ne, odlučite poći sa svojim mišljenjem bez ikakvih činjenica. Jim Barksdale, bivši predsjednik uprave Netscapea, rekao je da je najbolje:

"Ako imamo podatke, pogledajmo podatke. Ako imamo samo svoje mišljenje, hajdemo s mojim. "

A vođenje podataka ne odnosi se samo na tehnološke tvrtke koje se prebacuju na novi test slijetanja na temelju rezultata AB testa. Možemo AB testirati vlastiti život i saznati rezultate pa se prema tome prilagoditi.

Sve započinje ispitivanjem: da li mislim na ovaj način jer je po mom mišljenju / drugi ljudi kažu tako / to funkcionira svijet ili zato što sam ga testirao?

U # 5, preporučio sam rezervirati jutra za izvođenje dubinskih radova. Istina je da je ovo vrhuncu vrijeme za većinu ljudi. Ali ovdje je ključna riječ najviše. Što ako ste noćna sova i više započinjete u noćnoj tišini? Ili otkrijete da su vaše razine energije odmah na krovu nakon ručka? Jedini način da to otkrijemo je testirati pretpostavku.

Ali kako testirati? Morate razmišljati poput znanstvenika i slijediti korake znanstvenog istraživanja:

  • Započnite s krajnjim ciljem eksperimenta: pronađite svoje vrijeme za vrhunsku produktivnost
  • Sada izvlačite hipotezu: moje vrijeme za vrhunsku produktivnost je od 9 do 11 sati. Vaša hipoteza mora biti provjerava i lažna. Drugim riječima, mora postojati način da se testira vaša hipoteza i ona se može podržati ili odbiti na temelju ispitivanja podataka
  • Dizajnirajte eksperiment: kako biste pronašli svoje vršno vrijeme, možete unijeti podatke u proračunsku tablicu o tome kako smatrate da je vaša razina energije od 1 do 10 svakog sata u toku dva tjedna
  • Sada pokrenite eksperiment i prikupite podatke
  • Konačno, analizirajte podatke i izvlačite zaključke: pogledajte proračunsku tablicu i izračunajte rezultate. Na kraju, trebali biste biti sigurni u sate dana koji ste najproduktivniji

Evo još nekoliko eksperimenata koje možete pokrenuti u svom osobnom životu i vidjeti kako to utječe na vašu produktivnost: pijenje / ne pijenje kofeina, broj sati spavanja, vježbanje tijekom dana i broj radnih sati.

Ispitajte, testirajte, testirajte i pronađite ono što posebno radi za vas. Rast dolazi iz napornog rada i malo sreće. Hiper-rast dolazi od testiranja.

# 9 Delegirajte nebitno

Nitko nije najbolji u svemu. Usredotočenjem na ono što radite najbolje i delegiranjem ostatka, optimizirate svoju produktivnost. Delegat sve što vam nije svjetska klasa ili netko može bolje u djeliću vremena ili troškova.

Ako ne morate razviti novu vještinu, uvijek je bolje pronaći nekoga tko je već vješt u nečemu što će dovršiti taj zadatak.

Na primjer:

Nisam sjajan u dizajnu i trebalo bi mi nekoliko sati da dosegnem razinu prihvatljive. Mnogo je bolja ideja pronaći nekoga tko je vješt u dizajnu i to prepustiti njima. U svom poslu zadržavam aktivnosti u kojima sam izvrsna - pisanje, rast, analizu podataka - a ostalo preferiram.

Da biste delegirali učinkovito, obavezno odaberite pravu osobu za posao. Moraju imati sve potrebne vještine i biti sposobni za posao. Budite vrlo precizni u vezi s gotovim proizvodom (izlazom) i pružite jasne detaljne upute o tome kako dovršiti zadatak.

To također vrijedi u vašem osobnom životu: uložite u trgovanje svojim novcem za vrijeme kada je vrijeme koje vam je potrebno za dovršavanje zadatka skuplje od plaćanja nekome. To može značiti čišćenje kuće, peglanje odjeće ili čak vožnju / prijevoz. Radite na razvoju vještina koje cijenite - poput kuhanja ili učenja kodiranja - i potražite pomoć za ostale.

Usredotočite se na ono što pokreće iglu. Ostalo delegirajte.

# 10 Borba je proces

Neki su dani sjajni, neki dani su dobri, neki dani su loši. A evo, neki dani su sve grozni i samo se želiš vratiti kući i leći, zureći u strop i pitajući se što nije u redu s tobom i tvojim životom. Svi smo bili tamo.

Prvi savjet: kad zaostanete, rano idite kući. Odvojite malo vremena za odmor i vratite se naponski sljedećeg dana. Ponekad naš mozak samostalno rješava probleme za nas.

I prihvati borbu: ovo je prostor odakle dolaze proboji. Ako se usredotočite na sustave, po pravilu # 1, dugoročno ćete ostvariti napredak. U filmu "Rat umjetnosti", Steven Pressfield dijeli veliku malu čarapu:

„Netko je jednom pitao Somerset Maugham je li pisao prema rasporedu ili samo kad ga je pogodila inspiracija. "Pišem samo kad dođe do inspiracije", odgovorio je. "Srećom se udari svakog jutra u oštro u devet sati."

I kad konačno nađete nešto što djeluje, pravo je vrijeme. Ali nitko neće pljeskati. Dakle, morate to učiniti sami. Naučite uživati ​​u malim pobjedama - bilo da je u pitanju 100 novih pretplatnika, koji završavaju mali projekt ili imaju stvarno produktivan dan. Nagrade su velike, ali putovanje može biti i fenomenalno.

Borba je ono što te tjera naprijed.

Ova priča objavljena je u najvećoj poduzetničkoj publikaciji The Startup, koju prati 340.876 i više ljudi.

Pretplatite se za primanje naših najboljih priča ovdje.