Kako postići SaaS licencu

Kako se većina tvrtki preusmjerava na veće prihvaćanje usluga u oblaku, može se činiti da SaaS licenca manje brige. Na kraju krajeva, kako možete biti neskladni kada dobavljač kontrolira vaš pristup proizvodu?

Sjajno pitanje, ali ... Samo zato što SaaS proizvodima pristupate kroz oblak, ne pretpostavljajte da vam je čist. Zapravo, oblak je možda ugušio neke poteškoće u pogledu poštivanja licenci, ali stvorio je i nove. Postoji jednako toliko propisa oko SaaS sukladnosti licenci kao i tradicionalni softver, a uvjeti su vrlo različiti. Povrh toga, SaaS tvrtke mogu pristupiti velikom broju informacija o tome što zaposlenici koriste - možda i više nego što sami znate!

Nekoliko je načina na koje možete biti bez SaaS-ove licence za sukladnost s vašim ugovorima o oblačnoj aplikaciji. Evo nekoliko primjera:

Problem usklađenosti sa SaaS licencom br. 1: Iskorištavanje proizvoda Freemium

SaaS Apps imaju prioritetno usvajanje korisnika i jednostavnost upotrebe, često koristeći besplatne verzije kako bi nas namamili. Kao korisnici, postajemo pouzdani u ove besplatne proizvode i pogodnosti koje nude. Obično ne zahtijevaju nikakvo značajno informatičko znanje ili resurse za primjenu. Oni mogu letjeti ispod radara radi sigurnosti, osiguranja i IT odobrenja. A budući da su besplatni, postoji vrlo malo razloga da kažete "ne". Ali, ako imate plaćenu licencu za freemium proizvod, vrlo lako biste mogli nestati.

Kako se to događa? Kupite licencu za određeni broj plaćenih mjesta za cloud aplikaciju. Svojim zaposlenicima kažete da koriste tu plaćenu licencu. No, neki zaposlenici ne čitaju i ne obrađuju tu poruku. I nekoliko tjedana kasnije - mnogo manje mjeseci ili godina kasnije! - zaboravili su na to i čak ne shvaćaju da vaša tvrtka ima plaćeni račun. Ili oni možda znaju za to, ali nemaju proračun, tako da zaobilaze to malo ograničenje korištenjem besplatne verzije.

Kako to možete popraviti? Možete pokušati postaviti krutu politiku pružanja aplikacija i opetovano postavljati podsjetnike za ručnu reviziju uređaja ... No, automatizirani alat koji sve radi za vas mnogo je bolje rješenje.

Problem usklađenosti s licencom SaaS br. 2: Dobavljač omogućuje previsoku ponudu

Dobavljači SaaS-a ponekad dopuštaju administratorima ili čak redovitim korisnicima da dodaju više korisnika nego što je dopušteno u vašem ugovoru, što znači da "prekoračite" njihovu aplikaciju. Zašto bi to radili? Umjesto da strogo kontrolira broj korisnika, ova prodajna taktika omogućava da se aplikacija stalno kreće (ili skače) prema gore. Vaši se zaposlenici lako mogu dodati kao korisnici, ne shvaćajući ili ne brinući da će to vjerojatno morati platiti kasnije. To ne samo da ubija vaš proračun s neočekivanom varijancom, već također čini pregovore o obnovi ugovora još izazovnijim.

Problem saglasnosti sa SaaS licencom br. 3: Više korisnika pristupa jednom računu

Dijeljenje aplikacije instalirane na klijentu ili poslužitelju često je teško, osim ako korisnici dijele strojeve ili dijele licenčne kodove (koje dobavljač ne nadzire). Ali na SaaS aplikacijama to je često lako. Ako postoji račun usluge kao što je marketing @, financije @ ili slično, grupa korisnika može se prijaviti s tim jednim računom koji je dostupan mnogim ljudima, omogućavajući svima da pristupaju jednoj pretplaćenoj pretplati. Zloupotreba ovog računa može se lako pratiti i često je zabranjena SaaS-ovim uvjetima licenciranja. Jednom kada ste dovoljno velika meta, vjerojatno ćete biti pozvani na takvo ponašanje.

SaaS licenca: Što učiniti (ručno i automatizirano)

Identificirajte tko koristi koje SaaS proizvode

U Alpinu doznajemo kako su tvrtke u prosjeku svjesne svega 10% svojih aplikacija u oblaku. Prvi korak kontrole SaaS pretplate je otkrivanje Shadow IT-a. To možete učiniti skeniranjem financijskih sustava, pristupom vjerodajnicama SSO, Office 365 i / ili G Suite ili pregledavanjem članova kolega. Ili pomoću Alpinog automatiziranog alata za upravljanje SaaS pomoći da otkrijete sve svoje Shadow IT u samo dva klika.

Provjerite svoje uvjete usluge

Parametri sukladnosti za licencu SaaS često se nalaze u Uvjetima pružanja usluge. Uobičajeno je da SaaS proizvodi imaju „klik kroz“ licencne ugovore koji se potpuno zanemaruju, jer su korisnici navikli da slijepo provjeravaju okvir „prihvati“. Možda je vrijeme da potražite svoje ugovore kako biste utvrdili promjene koje morate unijeti kako biste osigurali poštivanje SaaS licence. Ili upotrijebite Alpin i gledajte kako automatski otkriva probleme usklađenosti, tako da ne morate postavljati preko stotina stranica TOS legale.

Prepoznajte moderne lovce na uvale

Ako ste velika meta, vaši radnici ili izvođači mogu dobiti plaćene provizije za prijavu bilo kakve zlouporabe softvera SaaS. Lovci na glave i izuzetno napredne mogućnosti praćenja i praćenja samo su neki od mnogo više razloga da preuzmu kontrolu nad svojim pretplatama na SaaS. Korištenjem automatiziranog alata kao što je Alpin za dobivanje kontrole nad korištenjem aplikacija i osiguranja ugovora, vidljivi ste, izbjegavajući skupe revizijske kazne!

Rješenje sukladnosti za licencu SaaS: Koristite automatizirani alat

Možete provesti desetke ili vjerojatnije stotine sati ručno strugajući zajedno sve potrebne podatke o svim svojim SaaS aplikacijama. Tada možete potrošiti još više vremena čitajući i analizirajući te informacije. Čak i tada, gotovo sigurno ćete propustiti gomilu problema u vezi sa usaglašavanjem licenci SaaS.

Želite li bolje rješenje? Koristite automatizirani alat koji neprestano otkriva vaše aplikacije u oblaku, prikuplja informacije o licencama i korištenju te ističe probleme kako biste stvari mogli brzo i učinkovito popraviti. Obavezno postizite potpunu SaaS licencu i postanite heroj nikada se ne snalazeći s revizijama i kaznama.

Saznajte kako vam Alpin može pomoći da otkrijete svoju upotrebu SaaS-a u samo dva klika!

ISPITITE ALPIN SADA

Ova priča objavljena je u najvećoj poduzetničkoj publikaciji The Startup, koju prati 312.822 i više ljudi.

Pretplatite se za primanje naših najboljih priča ovdje.