Evo kako to učiniti na vrijeme

Jer istraživači su dokazali da sve traje duže nego što mislite da se čini

Fotografija Simona Raea na Unsplash-u

Moja cimerica izvukla je puno svih.

Bila je (i jeste) sjajna osoba, zabavna i duhovita.

Ali nikad nije mogla shvatiti koliko će joj trebati da napiše rad.

Bila je glavna ravnateljica javne politike, što je značilo napisati puno radova. (Ja sam bio glavni profesor kemije. Dakle, moje pisanje radova bilo je ograničeno na jedan razred engleske književnosti koji sam mogao upasti u svoj raspored svakog semestra).

Morala je napisati nekoliko velikih radova po semestru za nekoliko različitih predavanja. Bili su različitih duljina i zahtijevali su prilična istraživanja koja su se trebala obaviti u knjižnici. Bilo je to ranih 1990-ih. Naše korištenje računala bilo je ograničeno na tipkanje, zork i povremene e-poruke.

Ali do mlađe godine, pomislili biste da će shvatiti koliko će vremena trebati da se napiše članak. Sve sitne zadatke koji su ušli u to. Sastavljanje rada. Provodeći određenu količinu istraživanja. Obično je razgovarala i sa svojom studijskom skupinom, prije nego što je napisala konačni nacrt. A tada je zadatak odlaska u računalni laboratorij da čekaju da pisač ispiše konačnu kopiju.

No ipak, noć prije nego što je stigao novina, krenuli bismo na večeru i ona bi bila mirna i samouvjerena. Skoro sam gotovo, rekla bi. Trebalo bi samo još sat ili dva. Uzeli bismo svoje vrijeme, razgovarali s prijateljima na koje smo naletjeli u blagovaonici.

Kasnije te noći, našao bih se kako pokušavam spavati u našoj sobi s upaljenim svjetlima. Jer je još uvijek radila kroz sve što joj je bilo potrebno da bi završila. Pretpostavljala je da će trebati određeno vrijeme, a podcijenila je. Opet.

Gotovo svaki put bi joj papir mogao napraviti barem malo vremena da ga potroši. Zatim tvrdi da to više nikada neće učiniti. Da bi bolje planirala, daj sebi više slobodnosti. Sve dok nisam prošla tjedan ili dva, spavala u sobi s upaljenim svjetlima dok je vukla sve više. Opet.

Planiranje zablude

1979. godine, profesori psihologije Daniel Kahneman i Amos Tversky prvi su predložili ideju planiranja zablude. (Ne mogu naći izvornu referencu na mreži, ali to su: Kahneman, Daniel; Tversky, Amos (1979). "Intuitivno predviđanje: pristranosti i korektivni postupci". TIMS Studije u znanosti upravljanja. 12: 313–327.)

Planiranje zabluda fenomen je koji gotovo svi doživljavaju. To u osnovi znači da smo svi optimistični koliko dugo će nešto potrajati. I svi podcjenjujemo pravu količinu vremena za dovršetak projekta ili zadatka. Udarac je da to radimo čak i ako smo to radili u prošlosti.

Odlično. Svi znamo da imamo problem. Svi podcjenjujemo koliko će trajati stvari. A to može utjecati na naš rad u školi, naše poslovanje, naš osobni život. Može nas zakasniti na sastanke i propustiti rokove.

Nadam se da će priznanje da je ovo univerzalno sprečavati neke od nas da se ne tuku. Da smirimo taj unutarnji monolog "što nije u redu sa mnom?" Kad propustimo rok. Jer gotovo svi drugi rade isto.

Ali, osim toga, možemo li što učiniti? Na bilo koji način možemo suzbiti ovaj fenomen? Znamo da imamo problem, ali što je rješenje?

Naravno, nijedno rješenje nije savršeno. Ali istraživači su smislili nekoliko konkretnih radnji koje mogu pomoći u smanjenju propusta u planiranju. I približite nam razumijevanje stvarnog vremenskog okvira za projekte, ciljeve i zadatke.

Zapišite svaki pod zadatak koji se odnosi na vaš zadatak

Ovo je uobičajena proklizavanje. Zapisujete "dovršite izvještaj Brodskyja". Mislite, koliko bi to moglo potrajati? Već sam započeo. Mogla bih završiti jutros.

Ali ne znate da završetak izvještaja znači da morate napraviti dvije različite analize proizvoda. I odredite sastanak s marketinškim timom kako bismo razgovarali o njihovim ulaganjima. I sljedeća su dva dana izvan grada.

Stoga bi se moglo činiti da "završiti izvještaj Brodskoga" uopće neće trebati puno vremena, jer to ste već započeli. Ali istina je da vam preostaje još nekoliko sati posla što bi se moglo dogoditi tijekom nekoliko dana.

Kad podcjenjujete broj zadataka, podcjenjujete vrijeme koje će vam cijeli projekt trebati.

Forsyth & Burt napravili su studiju o tome u 2008. Njihov rad pokazao je da raščlanjivanje projekta na pod-zadatke i procjena koliko vremena svaki pojedini dio treba pomoći može spriječiti zabludu u planiranju. Oni to nazivaju efektom segmentacije.

Čini se da je učinak segmentacije jedan od načina kojim se dodijeljeno vrijeme zadatka može znatno povećati, i tako… smanjuje mogućnost planiranja zablude…

Osim rezultata studije, primijetili su još jedan zanimljiv fenomen. Većina planera i sustava upravljanja vremenom preporučuje raščlanjivanje projekata na manje zadatke. Ali malo ljudi to zapravo radi.

Razbijanje projekata na male zadatke može vremenske rokove učiniti mnogo preciznijim. Da biste postavili realne rokove ili vas učinili svjesnijima koliko će zapravo projekt trajati. I dajte vam prednost nad svim ostalim ljudima koji znaju da bi trebali to raditi, ali nemojte.

Pratite koliko dugo stvari trebaju prolaziti da biste ostvarili realnije procjene u budućnosti

Mnogo se istraživanja fokusiralo na to kako gledati unatrag kako bi se ljudima moglo predvidjeti kada će budući zadaci biti gotovi.

Ali to nije tako jednostavno kako bi se psiholozi nadali.

Ispada da baš i nismo tako precizni sa svojim budućim planovima, niti imamo sjajno pamćenje koliko dugo su stvari trajale u prošlosti.

Stoga se moramo pouzdati u nepristrane informacije. Nisu naša optimistična sjećanja.

Studija Roya, Mittena i Christenfelda u 2008. dala je moguće rješenje. Psiholozi su gledali na pružanje opipljivih smjernica. Da bi se vidjelo hoće li to poboljšati sposobnost ljudi da predviđaju koliko će nešto trajati.

Uspjelo je.

Davanje stvarnih povratnih informacija - pisanje rada traje 2 sata ili brojanje ove staklenke s grahom traje 20 minuta, što poboljšava sposobnost ljudi da predvidi. Iz časopisa Roy i ostali:

rezultati pokazuju da se ljudi prilikom predviđanja trajanja ponašaju dobro kad se ne oslanjaju na sjećanje na prethodno trajanje zadatka, već umjesto na mjere stvarnog trajanja, bilo one vlastite ili druge vrijednosti.

Moramo objektivno izmjeriti koliko dugo stvari traju.

Da biste postavili tajmer i pratili koliko dugo treba napisati rad. Ili naše poreze. Ili završite izvještaj o TPS-u. Pratite što je moguće točnije, a zatim ga zapišite za buduću upotrebu.

Pa kada je vrijeme da napišemo još jedan rad ili izvršimo porez, ne moramo se pouzdati u memoriju da bismo nam rekli koliko će vremena trebati. Možemo vidjeti stvarnu količinu vremena koje mu je trebalo. I upotrijebite to kako biste shvatili koliko će vremena trebati sljedeći put.

Shvatite koliko zapravo vremena imate u svom danu

Prije nego što se založite za obavljanje bilo kakvih poslova, projekata ili zadataka u toku jednog dana. Doznajte koliko vremena zapravo morate obaviti.

Na kraju dana u utorak, mogli biste sebi reći da ćete sutra dobiti izvještaj Brodskog, bez znoja. A onda se u srijedu primite posla i shvatite da ste veći dio dana na sastancima.

Ovo je još jedna verzija planiranja zablude - vjerujući da u svom danu imate više vremena nego što imate.

Dakle, ako radite ili kreirate rok za projekt, pogledajte svoj kalendar i vidite koliko je vremena u vašem danu ispunjeno neizrecivim ugovorima. Sastanak sa šefom. Vrijeme putovanja na posao. Liječnički pregled koji ste morali zakazati 2 mjeseca unaprijed.

Obično će u vaš dan postojati komadi vremena koje je potrebno posvetiti drugim aktivnostima. Otkrijte što su i kada to. Odatle možete odrediti koliko vremena zapravo morate raditi na svom projektu ili zadatku. I stvorite realniji plan kako biste dovršili stvari.

Postoji određena utjeha u saznanju da gotovo svi optimistično gledaju na vrijeme. Da nismo sami u borbi s rokovima.

Ali postoje neki trikovi koji nam pomažu da se približimo njegovom rješavanju na vrijeme.

Možemo pratiti sve pod-zadatke i koliko su zapravo stvari trajale u prošlosti. A onda pogledajte koliko vremena imamo u danu ili tjednu. I pokušajte isplanirati realniji put do završetka.

Neće biti baš u redu. Bit će pogrešnih koraka. Ali može nas približiti.

Napredak nije savršenstvo u svim stvarima.

Saznajte kako vas um obuzima od postizanja ciljeva. Uključite se u kviz: www.debknobelman.com/quiz