Zbogom, Slack: Kako prebaciti svoj tim na uvijanje

Otvorite svoj tim do promišljenog, organiziranog razgovora i timskog rada bez ometanja.

Ilustracija @margaridamouta

Izvorno objavljeno na blogu Ambition & Balance

Godine 2014. naš tim u Doistu isprobao je Slack. Tražili smo virtualni radni prostor na kojem bi naš udaljeni tim mogao lakše surađivati: Slack je chat u stvarnom vremenu izgledao obećavajući.

U početku smo postigli određeni napredak: mozgali smo se, postavljali pitanja i donijeli nekoliko odluka. Ali kad smo pokušali surađivati ​​na projektima, Slack se osjećao neorganizirano, čak pomalo kaotično:

  • Bilo je teško naći određene razgovore dan kasnije (puno manje tjedan ili mjesec dana). Potrošili smo vrijeme na traženje važnih odluka, ideja i datoteka.
  • Naš se tim osjećao kao da moramo biti na mreži 24 sata dnevno i ništa nam ne bi nedostajalo. Bili smo vezani za Slack i nismo mogli pronaći vremena da se usredotočimo.
  • Kao udaljeni tim nismo mogli zajedno donositi odluke. Naš sjevernoamerički tim spavao bi dok su oni u Europi i Aziji na mreži, i obrnuto.

Morali smo ostati digitalno povezani, ali bez posrnulih razgovora i uvijek rastrojenih ometanja. Zbog toga smo i izgradili Twist: mirnije i organiziranije mjesto za zajednički rad.

Ako se vaš tim osjeća ometano i preplavljen chatom u stvarnom vremenu, koristite ovaj vodič za skok sa Slack-a bez gubitka teško stečenog zamaha i kulture koju ste izgradili na putu.

Upoznajte Twist

Ako ste potpuno novi u Twistu, ovaj pregled kako Twist funkcionira je sjajno mjesto za početak:

Najlakši način da saznate o Twistu je da ga isprobate. Prijavite se na twist.com i slijedite upute kako biste stvorili svoj prvi tim za nekoliko minuta. Slobodno pozovite nekoliko suigrača koji će to isprobati s vama, ali zadržite ih malo tako da kasnije možete unaprijed isplanirati srdačnu dobrodošlicu za ostatak svog tima.

Proces prijave Twist provest će vas kroz stvaranje vašeg tima i objašnjenje kako sve funkcionira.

Nakon što se prijavite, možete se igrati oko Twist-a i vidjeti kako stvari funkcioniraju vlastitim tempom. Za više prijedloga što isprobati, pročitajte vodič za početak rada novog administrativnog tima.

Koristite teme kako biste ostali organizirani

Kada se timovi prebacuju s Slack na Twist, to je najčešće zato što su imali poteškoće u pronalaženju važnih razgovora. "Kad smo donijeli tu odluku?" "Tko je bio u tom chatu?" pronađite što je netko rekao.

Suprotno tome, Twist koristi razgovore s nitima ili teme oko određene teme. Teme su duža, promišljena rasprava koju kasnije možete pratiti prema naslovu.

Teško je pratiti razgovore u grupnom chatu. Pletene niti olakšavaju praćenje.

Uz teme, vaši razgovori postaju pretraživa knjižnica timskog znanja.

Svatko ima jedno središnje mjesto na kojem mogu pronaći odluke, datoteke i ideje - danima, tjednima ili čak godinama kasnije.

Iako su niti najočitija prednost, u Twistu postoje mnoge suptilne dizajnerske odluke namijenjene promišljenijim, organiziranijim raspravama. Možete saznati više o tome kako smo dizajnirali Twist.

Neka Twist bude osjećao kao kod kuće dodavanjem poznatih sadržaja

Nakon što se Twist pokrene, morat ćete postaviti stvari radi jednostavnog prijelaza sa Slack-a.

Obnovite svoje Slack kanale u Twistu

Poput Slacka, razgovori u Twistu organizirani su u kanale oko širokih tema. Većina vašeg timskog rada odvijat će se u nitima unutar tih kanala, tako da je važno da ih dobro organizirate za svoj dolazni tim.

Jedan od načina da stvari ostanu poznate jest ponovno stvaranje slack kanala na Twistu. Na taj će način članovi tima znati gdje nastaviti razgovor.

Da biste stvorili kanal, jednostavno kliknite + pored zaglavlja vašeg kanala s lijeve strane i kliknite Novi kanal:

Stvorite kanal na društvenim mrežama na kojem vaš tim može raditi zajedno na kampanjama, zajednici i još mnogo toga.

Ne treba svaki kanal prenijeti na Twist. Pomoću ove prilike odredite koji su labavi kanali neiskorišteni ili suvišni i ostavite ih iza sebe.

Stvorite nove kanale koji odgovaraju vašem timu

Nakon što ponovo stvorite zastojne kanale u Twistu, shvatite trebate li dodati još nekoliko. Na primjer, u Doistu koristimo kombinaciju timskih kanala i kanala za projekte:

Timski kanali: rade li timovi usko zajedno? Stvorite timske kanale kako bi mogli redovito surađivati ​​na posvećenom prostoru.

Kanali projekata: Postoje li projekti uvijek u pokretu? Stvorite kanal za svakog od njih kako bi ljudi mogli dobiti sve potrebne informacije na jednom mjestu.

S lijeve strane, naš kanal Twist kanala. S desne strane, naši projektni kanali za Q4 2018.

Svaki je tim drugačiji, pa eksperimentirajte s kanalima da biste vidjeli što najbolje funkcionira. Na primjer, možete isprobati zaposlenike na brodu, prodajne ponude, upravljanje računom i još mnogo toga. U Doistu imamo nekoliko rekreativnih kanala posvećenih zdravlju, glazbi i igrama.

Svaki Twist također ima #General kanal koji po zadanom uključuje sve. Ovdje ljudi razmjenjuju priče, dijele slike beba, objavljuju vijesti za cijeli tim i objavit ćete temu dobrodošlice za ljude koji tek dolaze u Twist.

Pozdravite pridošlice s nitom dobrodošlice

Ništa nije usamljenije (ili više zanemarivo) od prikazivanja praznog Twista. Ako ste preskočili korak da stvorite nit dobrodošlice tijekom postupka prijave, sada je vrijeme da pozdravite svoj tim i osigurate da vas svi dočekaju na vratima.

Upotrijebite nit dobrodošlice za upoznavanje Twist-a, dijeljenje načina na koji Twist funkcionira, povezivanje s vodičem za početak rada za nove članove i objašnjenje kako postaviti svoje kanale.

Započnite klikom na Pokreni novu nit na vrhu vašeg #Općeg kanala. Zatim mu dajte ime i započnite razgovor.

Započnite pisati nit dobrodošlice, odmorite se i vratite se kasnije da biste je dovršili. Twist sprema vaše skice.

Doživite i organizirajte svoj post pomoću zaglavlja, metaka, veza, slika i više. To stvari čini lakšim za čitanje i demonstrira kakvo je oblikovanje moguće.

Nakon što završite, dodirnite Tema posta i on će biti tamo na #Općenom kanalu za čitanje svim svojim suigračima.

Nastavite Slack razgovore u Twist nitima

Vaš tim vjerojatno ima nekoliko gorućih tema o kojima raspravlja u Slacku. Počnite teme za svaki od tih razgovora na odgovarajućem kanalu u Twistu kako bi mogli odabrati mjesto na kojem su stali.

Nemojte preskočiti ritam i nastavite sjednicu planiranja Slack društvenih medija u Twistu.

To je to - vaš Twist je sve spreman. Sada možete napraviti plan da pozovete tim.

Obavijestite svoj tim o promjeni unaprijed

Nisu svi voljeli promjene, pa obavijestite svoj tim unaprijed da želite dati Twistu priliku. Vjerojatno će imati pitanja, tako da evo nekoliko ključnih prednosti koje možete podijeliti s njima:

  • Ključni razgovori se neće zakopati: Kako je naš tim porastao, Slack je postao kaotičan - rasprave se prebrzo kreću i ljudi ne mogu pratiti korak. Twist koristi teme umjesto chata da bi se sve organiziralo po temama, tako da ga svatko može uhvatiti i uskočiti u bilo koje vrijeme.
  • Brže pronađite prethodne razgovore: svaka nit ima naziv kako bismo brzo mogli pronaći razgovor koji tražimo i upotrijebiti ga za donošenje informiranijih odluka.
  • Nema preopterećenja obavijestima: Sada možemo obavijestiti samo ljude koji trebaju vidjeti određenu temu, a ne da stalno pinguju svi na kanalu.
  • Mirnija komunikacija: Manji je pritisak uvijek biti na mreži. Twist nema indikator prisutnosti zelenog svjetla, tako da se možemo isključiti radi fokusiranog rada i reagiranja na vlastiti raspored.
  • Više promišljena komunikacija: niti su duži postovi kako bismo svoje ideje mogli izraziti s više dubine i jasnoće, a raspravu možemo nastaviti tijekom dana, a ne minuta.

Možete odgovoriti na detaljnija pitanja svog tima pomoću Twist centra za pomoć i na to kako Twist funkcionira i na videozapisu.

Dan uvrtanja vite Pozovite svoj tim

Dan je stigao i vrijeme je da povedete svoj tim u Twist! Ako pišete vlastitu e-poštu s pozivnicom, uključite prilagođenu vezu za pozivnicu kako bi se ljudi mogli prijaviti klikom na vezu. Možete čak i ispustiti vezu ravno u Slack.

Da biste pronašli svoju prilagođenu vezu na poziv, idite na karticu Tim, kliknite Pozovite ljude i kliknite vezu Dobi pozivnicu:

Pozovite svoje suigrače na Twist tako što ćete im poslati jednu vezu: Pronađite je klikom na Preuzmi vezu na pozivnici u izborniku poziva.

Ako želite malo inspiracije, pogledajte naš predložak e-pošte za uvođenje Twista u svoj tim. Ne zaboravite da u e-poruku uključite vezu na vašu nit dobrodošlice, kako bi ljudi dobili priliku pozdraviti se i reagirati s emojijem ili dva .

Ako ne želite pisati prilagođenu e-poštu, možete slati pozivnice izravno iz Twist-a i oni će dobiti standardni e-mail pozivnice.

Naučite raditi zajedno bez ometanja

Dok se ljudi upoznaju s Twistom, pomozite svom timu da se odupre lošoj navici pretjerane komunikacije. Konkretno, naučite svoj tim da samo prijavljuje prave ljude prilikom objavljivanja i odgovaranja na teme.

Obavijestite samo prave ljude

Za svaku temu ili odgovor koji objavite, možete odlučiti čijom ćete malom pristigle pošte zvoniti. Jednostavno odaberite koga želite obavijestiti iznad sastavljača komentara:

Odgovorite Juliji bez obavještavanja svih ostalih.

Recimo da želite reći Juliji, dizajnerici vašeg tima, da vam se sviđa njena ideja. Jednostavno dodajte komentar u nit i odlučite obavijestiti samo nju. Vidjet će nit u svojoj Inbox, ali nitko drugi neće biti obaviješten. Svi drugi na kanalu moći će vidjeti vaš komentar kad god ga pročitaju kroz temu.

Neka vaša Inbox bude organizirana

Inbox je vaša kućna baza u kojoj možete vidjeti svaku nit u Twistu koja vam je važna. Kad god vas netko obavijesti, pojavljuje se u vašoj pristigloj pošti.

Ujutro provjerite svoju mapu Inbox da biste vidjeli što ima dan na palubi.

Jednom kada se vaš tim navikne na Inbox, ljudi će prirodno naučiti obavijestiti samo prave ljude u nitima - to je ono što svako štiti Inbox organizira i smanjuje ometanja.

Privucite nečiju pažnju spominjanjem

Recimo da trebate privući pažnju svoje projektne voditeljice Antonije, jer ona treba donijeti odluku. Jednostavno ga spomenite tako da u komentar napišete "@Antonia":

Spomenite Antoniju pa se sjeti odgovoriti na vaše pitanje.

Sljedeći put kad se Antonia prijavi da provjeri Inbox, vidjet će vaš komentar na vrhu njezinog popisa s plavom ikonom @ s lijeve strane što znači da je spomenuta. Kada klikne na komentar, odmah će preskočiti tamo gdje je spomenut u niti i od tamo krenuti.

Na vrhu svoje mape pristigle pošte, Antonia će vidjeti niti na kojima je spomenut s plavim znakom @.

Savjet: ubrzajte svoj tim brzo pomoću ovog članka o tome kako obavijestiti članove tima ili grupe.

Razbiti stvarnu ovisnost i ostale loše navike

Tim koji se koristio za chat u stvarnom vremenu može se malo povući iz kulture koja se uvijek koristi. Srećom, Twist također ima poruke - privatne razgovore pojedinac ili grupni koji su korisni za brze odgovore, kratke poteze i naprijed, te općenito zaobilazni hod.

Pomoću poruka shvatite gdje jesti i (p) odviti se.

Zapravo, neki ljudi će radije koristiti poruke umjesto niti jer se on čini sličnim Slack-u u stvarnom vremenu. Problem je što samo upotrebom poruka ne doprinose rastućoj bazi znanja koju gradi vaš tim dok surađuju u nitima.

Ako se član tima vrati na korištenje poruka, pokušajte podijeliti vezu na Twist nit koji pokriva istu temu. Isto vrijedi ako se netko stalno vraća na Slack: Podijelite vezu s relevantnom nitom gdje mogu nastaviti razgovor u Twistu.

Naučite svoj tim nekim Twist najboljim praksama

Kako vaš tim raste na Twistu, nastavite sa zbrkanjem dijeleći neke najbolje prakse. Još bolje, koristite ih sami i vodite primjerom.

  • Pratite važne razgovore zvjezdicama. Kad god netko objavi komentar u niti sa zvjezdicom, vaš će se odjeljak označiti zvjezdicom.
  • Podijelite razgovor s nekim (ili ga spremite za kasnije) kopiranjem veze u nit i lijepljenjem ga gdje god trebate: u drugu temu, Google dokument, zadatak Todoista ili bilo gdje drugo.
  • Kad želite odgovoriti s malo dodatnog nečega, pošaljite gif.
Zahvalite se gifom upišite
  • Odvojite vrijeme za pisanje promišljenog odgovora. Možete napisati skicu, odmoriti se i vratiti kasnije da je uredite i objavite: Twist automatski sprema skice.
Kada odgovarate na važnu temu, uzmite vremena da jasno izrazite svoje ideje.
  • Obavite neki duboki posao odbacujući svoje obavijesti.
  • Istinski isključite postavljanjem isključenog vremena. Ljudi će vidjeti da ste otišli i obavijesti su odložene (tako da možete doslovno odgoditi).

Donesite sa sobom svoje aplikacije pomoću Twist integracija

Vi i vaš tim možda ste izgradili korisne tokove rada u Slacku koje ne želite ostaviti iza sebe. To nije problem Možete ih prevesti na Twist na dva načina: s integracijskim platformama poput Zapier-a ili preko izvornih Twist integracija.

Povežite bilo koju od svojih aplikacija na Twist pomoću Zapier-a

Zapier je most koji vam pomaže da povežete Twist s drugim aplikacijama. Bez obzira imate li tijek rada koji koristi nadzorne ploče, dokumente, kalendare ili više, moći ćete ga ponoviti u Twistu koristeći Zapierove 1000+ „Zap“ integracije.

Evo nekoliko korisnih tijekova rada koje možete isprobati:

  • Kad god se dogodi događaj Google kalendara, započnite novu temu. Pregledajte detalje u zadnjoj minuti sa svojim timom.
  • Svaki put kada dobijete novog pretplatnika na Mailchimp, dodajte komentar u nit. Ostanite na pulsu rasta svojih pretplatnika bez napuštanja Twista.
  • Kad god netko ažurira datoteku u zajedničkoj mapi Google diska, pošaljite komentar na temu. Obavezno pogledajte svako ažuriranje dokumenta visokog profila.

Ovi Zapovi samo su vrh ledenog brijega:

Nabavite malo inspiracije za nove tokove rada ovih popularnih Twist Zapsa.

Brzo povežite svoje aplikacije na Twistu s izvornim integracijama

Pored Zapiera, sve je veći broj izvornih integracija ugrađenih upravo u Twist, od video chatu do Giphyja. Evo nekoliko isprobanih:

  • Jednim klikom dodajte nit Todoistu. Saznajte sve o tome kako koristiti Twist i Todoist zajedno.
  • Započnite video chat izravno u niti ili poruci koristeći / izgledaj. Jednostavno utipkajte "/ selectin roomname" i pojavljuje se veza za video chat.
  • Pratite Github projekt u Twistu. Github obveze automatski se objavljuju kao komentari u Twist niti, tako da svi budu u toku.

Istražite sve dostupne Twist integracije kako biste pronašli svoje favorite.

Na kraju, dok pregledavate koje integracije možete instalirati, možete se zapitati koje integracije dobro služe vašem timu, a koje samo stvaraju više buke.

"Jedno od mojih početnih oklijevanja kada smo napustili Slack bilo je da ćemo propustiti nevjerojatan ekosustav aplikacija koje su u alat ugradile integracije. Ipak, nisam propustila nijednog. Ono što sam shvatio jest da želim jedinstveno mjesto za komunikaciju s ljudima iz našeg tima. "-Richard Burton o prelasku iz Twist-a u Slack

Otkako smo započeli s Twistom, naš je tim postao smireniji, organiziraniji i produktivniji. Kad počnete migrirati svoj tim, nadamo se da ćete također osjetiti prednosti dubokog rada i promišljene komunikacije.

Imate pitanje o nečemu u vodiču? Pitajte nas @twistappteam ili kontaktirajte naš tim za podršku za sve što vam treba.

Nakon što ste obustavili Twist, naučite još nekoliko najboljih praksi poput zamjene svih sastanaka za ažuriranje statusa Twist nitima.

Neil je nekoliko dana odgodio svoje obavijesti kako bi dublje radio na ovom postu. ️

Saznajte kako su drugi timovi uspjeli prijeći sa Slack na Twist: