Dizajniran od strane tima za komunikacijski dizajn u Asani.

Jasnost u procesu dizajniranja: kako stvoriti kartu procesa za svoj tim

Čujem često od dizajnera u startu faza u mom radu na Dizajnerskom fondu: "Volio bih da imamo više jasnoće oko procesa koji koristimo kako bismo prešli proizvod od ideje do pokretanja."

Zbog toga često preporučujem timovima i vođama da naprave kartu svog idealnog procesa dizajniranja. Drugim riječima, predložak na koji se svi mogu pozivati ​​jer donose proizvod od ideje do isporuke.

Karta procesa može pomoći rastućoj ljestvici dizajnerskog tima, brzoj proizvodnji, održavanju kohezije robne marke i osigurati da svaki pojedinac radi na projektima koji donose plod. Također pomaže susjednim timovima poput upravljanja proizvodima, marketingom i inženjeringom koji znaju točno kako raditi s dizajnom.

Započinje s jednostavnim pitanjem: Koji je vaš idealan postupak dizajniranja? Rezultirajuća rasprava stvara artefakt koji kruži oko organizacije, poput PDF grafikona, proračunske tablice, popisa zadataka, Google dokumenata ili postera koji visi na zidu.

Ali pravi plod vježbe s mapama procesa je manje o samom artefaktu i više o tome kako pomoći svom timu da postigne jasnoću. Kad verbalizirate i vizualizirate svoj idealni sustav, postavljate očekivanja i uklanjate nejasnoće. Bez tog koraka, ljudi gube tone vremena na projektima koji se ne bi trebali pomaknuti prema naprijed ili nestrpljivi kako postupiti u svakoj fazi.

Razgovarat ću o tome kako možete donijeti mapu procesa svom dizajnerskom timu (ili bilo kojoj poslovnoj aktivnosti koja zahtijeva koheziju tima). Za početak, podijelit ću priču o važnosti procesne karte iz moje prošlosti kao vodeće ideje na Facebooku.

Proces dizajna na Facebooku

Bila je to 2008. godina, a Facebook se brzo proširio. Bili smo u pravu oko 100 milijuna korisnika, a naš dizajnerski tim od deset osoba žurio je da ide u korak. Djelovali smo organski, svaki dizajner je imao autonomiju izrade i isporuke.

To je, naravno, stvorilo neka neizrečena pravila. Primjerice, proizvodi na koje je generalni direktor bio posebno fokusiran prije odobrenja trebali su njegovo odobrenje. Za sve ostalo, skloni smo pozivima na prosudbe. Nije bilo jasno kada i ako donijeti posao Marku Zuckerbergu.

No kako se Facebook vrtio sve brže i brže, naš se labavi proces dizajniranja počeo trošiti na rubovima. Generalni direktor počeo je viđati previše neutemeljenih ideja. Neke su značajke dizajnirane na otvorenom, a neke privatno, što je dovelo do frustracija ako su ljudi saznali za proizvod ili značajku tek nakon otpreme. A naš vizualni jezik postao je manje dosljedan. Pojedinosti poput različitih stilova tablica i nijansi boja pojavile su se dok su ljudi žurili da svoje projekte izbace na vrata, a bilo bi nejasno je li novi stil sada službeni ili je to bio samo pokus.

Kako je više timova u kompaniji željelo raditi na projektima s Dizajnom, trebao nam je način kako postaviti očekivanja s njima kako će funkcionirati naša suradnja. Na primjer, drugi timovi slučajno su napravili promjene dizajna, a da nisu znali tko je vlasnik Facebookovog vizualnog dizajna i potrebno im je dati odobrenje - poput kada bi inženjer promijenio stil tipki kako bi odgovarao onome što su smatrali jedinstvenim slučajem upotrebe koji je izuzet iz našeg vizualnog kantona. U drugom primjeru, zaboravili bismo obavijestiti korisničku podršku o novom pokretanju do dan prije, a oni će se morati brzati za pripremu dolaznih problema.

Sve u svemu, gledajući naše proizvode na sve strane, vidjeli smo različite razine kvalitete i različite brzine proizvodnje.

I kad smo ispitali što se događa, shvatili smo da je glavni uzrok to što nismo imali dogovoreni postupak na koji bi svaki dizajner, inženjer i premijer mogao ukazati.

Kao odgovor na to, kreirali smo kartu procesa. Procesna karta vizualizira idealan proces koji uključuje značajku od Ideje do Otpremljenog i stavlja ulog u zemlju o radnjama, ljudima, alatima i odlukama koje bi trebale biti uključene u svaku fazu. Možda postoje iznimke, ali sve podjednake vrijednosti, očekuje se da slijede svi.

Dva ili tri dizajnera iz našeg tima definirali su i vizualizirali savršen proces dizajniranja, a onda smo svi razgovarali i dogovorili se o njemu. Pretvorili smo ga u dizajnirani PDF koji smo mogli poslati e-poštom ljudima u cijeloj tvrtki.

Ova vježba karte uvela je ili službeno učinila neke vrlo korisne prakse. Osnovali smo radne skupine kako bismo osigurali da su promjene primile rigorozne povratne informacije prije nego što su stigle na stol predsjednika, poput grupe za vizualni dizajn koja bi pregledala sve gumbe i kartice na dosljednost. Znali smo kada treba zatražiti suigrača iz korisničke podrške (u prvom sastanku o novom projektu) i kada trebati pravni pregled (obično puno kasnije). A timovi koji su željeli raditi s nama mogli su očekivati ​​početak sastanka na kojem smo pregledali njihove podatke i istraživanje.

Kao rezultat toga, imali smo skup zadanih radnji koje su nas često oslobađale od kognitivnih opterećenja dok smo radile. "Trebamo li napraviti kreativni kratki projekt za ovaj projekt?" Da; to službeno radi naš tim. "Trebamo li pokazati Marka?" To ovisi o prioritetu i opsegu projekta.

Ako timovi žele preživjeti stvarni svijet, potrebna im je ugrađena fleksibilnost za prihvaćanje komprimiranih rokova, neočekivanih varijabli i intuicije. Na Facebooku se to dogodilo puno puta, primjerice kad smo samo dva tjedna primili obavijest da nas CNN želi izgraditi infrastrukturu za komentare u tijeku prijenosa Obamine inauguracije 2008. godine.

Tako je i naš plan za razvoj postao osnova za mjerenje koliko smo odstupili kad projekti ne slijede proces savršeno i služio je kao pravi sjeverni pucanj s vremenom. To nam je pomoglo da brže otpremamo, koncertno radimo i lijepo se igramo s drugim timovima.

Ispod je nekoliko načina za izradu mape procesa za vaš tim ili organizaciju.

Elementi procesne mape

Karte procesa nemaju propisanu strukturu jer bi trebale razjasniti jedinstvene korake i zahtjeve koji su izvorni za vaš dizajnerski tim i tvrtku. No u ilustrativne svrhe, vaša procesna karta mogla bi koristiti 4 faze modela Dave Merholz s dvostrukim dijamantskim dizajnom proizvoda:

  1. Ideja (Razumijevanje problema s kupcima i razmišljanje o strategiji proizvoda)
  2. Definicija (Daljnje definiranje strategije i zahtjeva projekta)
  3. Iteracija (prototipiranje i testiranje)
  4. Implementacija (Razrada i dorada rješenja)

Za svaku od tih faza možete definirati što mora biti na mjestu prije nego što pomaknete proizvod naprijed. Navedite stvari poput:

  • Ljudi: Koliko dizajnera treba biti uključeno u fazi Ideje? Tko mora odobriti prototipove prije nego što ih možemo implementirati? Kada dolazi direktor?
  • Alati: Koje softverske i dizajnerske alate koristimo u svakoj fazi?
  • Artefakti i proizvodi: Koje će opipljive ili digitalno opipljive predmete proizvesti svaka faza? Kreativni kratak? Wireframes? Sažetak prezentacija učenja iz razgovora sa kupcima?
  • Sastanci: Koje bismo sastanke trebali imati? Ako trebamo pregledati dizajn s glavom proizvoda, kada bi se to trebalo dogoditi?
  • Odluke i rezultati: Koji su točno podaci ili odluke koje trebamo donijeti prije nego što možemo osloboditi proizvod iz faze prototipiranja i u uporabu?

Proces na Plaidu

Mlade tvrtke se posebno bore da uklone te elemente, tako da smo jedne večeri u programu Bridge Designer Fund, grupa dizajnera prošla vježbu s procesnim kartama. Rekli smo im da razmišljaju o posljednjem projektu koji je izašao na vrata i nacrtali put koji ih je doveo do te točke.

Za Al Hertza, voditeljica dizajna u Plaidu, planirajući proces otkriveni na nove načine za fokusiranje svog tima. Plaid je nedavno unajmio drugog dizajnera i stažistu da se pridruži Al-u, pa je bio dobar trenutak da stvore diskurs o tome kakav tim i tvrtku žele izgraditi.

Zapravo, cijela je kompanija bila u križnoj fazi u kojoj su željeli donositi odluke strukturirano i stvarali su nove procese koji bi to mogli podržati. "Kako rastemo, trebamo procijeniti sve više i više mogućih promjena naših temeljnih proizvoda", kaže Al. "Želimo korijeniti te odluke na što kvantitativnijem mjestu i stvoriti kulturu oko njihovog mjerenja."

Al je uzeo praznu rešetku mape procesa, a s jedne je strane preslikao verziju Plaidinog dizajnerskog postupka kada stvari idu dobro. Zatim je prelistao stranicu i nacrtao veliko pitanje s druge strane: proces dizajniranja u najgorem slučaju. Drugim riječima, kada stvari idu loše i on nije ni znao koji proces ljudi slijede.

Al-ov je idealan proces, objasnio je, strukturiran. Započinje s posvećenom fazom istraživanja i okuplja važne ljude tijekom vožnje, poput unutarnjih dionika i vanjskih kupaca. Uspješno to rade s cjelogodišnjom inicijativom za unošenje temeljnih promjena u Link, jedan od glavnih Plaidovih proizvoda. Tim je na pola puta i trebat će tri mjeseca da razgovaraju sa kupcima i ne-kupcima dok razvijaju mapu puta na visokoj razini.

No, strana na kojoj se nalazi upitnik reprezentativna je za projekte kada je tim samo fokusiran na izvršavanje stvari, ne ostavljajući puno vremena za istraživanje i razumijevanje korijena problema. "To se može dogoditi kad mislimo da je projekt važan, ali nemamo posvećena sredstva. Ili možda dizajnerski tim djeluje kao ured tvorničke kreativne usluge u tvorničkoj liniji, za razliku od kreativnog tima koji bi trebao zajednički dizajn, "kaže Al. "Može se osjećati kao bacanje špageta na zid."

Vježba u procesnoj mapi otkrila je neke od problematičnih tendencija u organizaciji i kako ih se više sjetiti.

"Bio sam impresioniran time kako je lako nabrojiti sve alate koji su bili dio faze dizajna", kaže Al, "Ali bilo je nevjerojatno teško identificirati konkretne odluke koje su trebale izaći iz faze - podaci, podaci o uspjehu i drugo znanje koje nam je trebalo da krenemo naprijed. Možda sam identificirao 12 alata, ali samo jedan metak u odlukama i rezultatima. "

Al su shvatili da se tim možda neće uvijek uskladiti oko onoga što pokušavaju postići, omesti im alate jer ih je lako usvojiti i igrati. „Umjesto toga, trebali bismo se usredotočiti na rezultate. Vježba karte procesa pomaže mi da promijenim način razmišljanja. "

Dijagnoza: Treba li vašem timu procesnu kartu?

Evo nekih uobičajenih simptoma mutnog procesa:

  • Dvoje ljudi u istom timu opisuju "službeni proces tima" vrlo različito.
  • Rukovoditelji upadaju u posljednji trenutak i unose promjene u projekte prije nego što krenu uživo.
  • Ljudi se povlače i isključuju iz projekata prijelazno.
  • Projekti se otkazuju na pola puta.
  • Ljudi se frustriraju jer ne znaju tko je donio odluku i zašto daju prednost jednoj stvari drugoj.
  • Ljudi su iznenađeni kada nauče o poslu koje rade njihovi suigrači ili čak saznaju za to tek nakon otpreme.

Evo dobrog načina za testiranje. Na sljedećem sastanku tima ili izvan radnog mjesta proslijedite papir svima u sobi i zamolite ih da sami sami preslikaju jedan od glavnih procesa vašeg tima. Zatim usporedite. Ako više suigrača proba ovo i imaju vrlo različite mape procesa, to je dobar signal da trebate spojiti svoj idealan proces u jedan s kojim se cijeli tim može složiti.

Iskoristite to u praksi

Evo četiri osnovna koraka za stvaranje karte procesa:

  1. Dijagnoza: vidi gore.
  2. Pojašnjenje: Obradite svoj proces kao tim. Iskopčajte korake i zahtjeve, polirajte ih i gledajte u svjetlost. Zapišite tri do pet glavnih faza vašeg procesa i navedite ljude, alate i softver, artefakte i rezultate, važne sastanke, odluke i ishode koji idu u svaku od njih.
  3. Stvorite artefakt: Zatim stvorite artefakt dogovorenog postupka i distribuirajte ga unutar i izvan vašeg tima, bilo da je poster, proračunska tablica, Google dokument ili popis zadataka.
  4. Kružite i ponovite: Jednom kada taj artefakt nastane, želite ga upotrebljavati za dobivanje povratnih informacija, ponavljajte svoj postupak dok se ljudi ne osjete dobro u vezi s njim. Zatim razmislite o tome kako to prenijeti timu i šifrirati ga u svoje alate i resurse.

Širite karte procesa na različite poslovne funkcije

Dogovoreni put može pomoći bilo kojem timu da bude uspješniji (ne samo dizajn). Na primjer, možete koristiti ovu vježbu ako:

  • Tim proizvoda koji daje prednost značajkama
  • BD odlučuje hoće li partneriti s tvrtkom
  • Zapošljavanje i intervjuiranje novih suigrača
  • Menadžer koji provodi preglede i promocije performansi
  • Tim koji prolazi tromjesečno planiranje

U Dizajnerskom fondu napravili smo procesnu mapu za naše zaposlenike ukrcavanja i izvankrcavanja. Postavili smo prekretnice na visokoj razini, a zatim sve zadatke kodificirali u Asana predloške. To daje novu jasnoću o zapošljavanju, ubrzava proces i pomaže menadžerima i suradnicima u prebacivanju zadataka. Enrique i ja napravili smo i mapu našeg pokretačkog postupka investiranja kako kompanije prolaze kroz pet faza, od početnog e-maila do zatvaranja.

Ne možemo savršeno pratiti sve naše procesne mape. No, jasnoća koju su stvorili je poput ulja u motoru, pomažući da se stvari brzo odvijaju na brzinu. Malo ide dug put.